ИИ-агент автоматизировал обработку B2B-заявок и создание заказов в 1С

КОНТЕКСТ

Компания работает с B2B-клиентами и регулярно получает заявки на поставку по электронной почте. Клиенты присылают заказы в разном формате: текстом в письме, с фотографиями, сканами и файлами во вложениях.

До внедрения ИИ-агента менеджерам приходилось самостоятельно разбирать входящие письма, определять, является ли сообщение заявкой, находить клиента и нужные позиции в 1С, а затем вручную создавать заказ.

Проблемы, с которыми пришел клиент

Менеджеры тратили время на разбор большого количества писем и повторяли одни и те же действия для каждой заявки.

Заявки поступали текстом, фотографиями, сканами и файлами, а данные приходилось вручную переносить в 1С.

Ошибки распознавания и переноса данных требовали дополнительных проверок и исправлений.

Часть заказов приходила менеджерам вне корпоративной почты — через личные сообщения, звонки и другие каналы.

Решение, которое получил клиент

Определяет отправителя по email и находит соответствующего контрагента в 1С.

Классифицирует письма: заявка, вопрос клиента или сообщение, не требующее обработки.

Извлекает наименование, артикул и количество товаров из текста писем и вложений.

Распознаёт фотографии, PDF-сканы и другие файлы и объединяет данные с текстом письма.

Сопоставляет позиции со справочником 1С и передаёт неоднозначные случаи менеджеру.

Создаёт в 1С «Заказ покупателя» и уведомляет менеджера о результате в Max.

Ход изменений

Проанализировали процесс обработки B2B-заявок и выделили этапы для автоматизации

Настроили получение писем из корпоративной почты и идентификацию клиентов

Реализовали классификацию писем на заявки, вопросы и нерелевантные сообщения

Настроили извлечение номенклатуры и количества из текста и вложений

Подключили распознавание фотографий и PDF-сканов с помощью LlamaIndex

Настроили сопоставление позиций со справочником номенклатуры 1С

Реализовали автоматическое создание документа «Заказ покупателя» в 1С

Настроили уведомления менеджеров в Max о результате и исключениях

Добавили сценарий обработки заявок через Max-бота

Настроили ежедневную синхронизацию контрагентов и номенклатуры с Supabase

Результаты нашего агента

Быстрее обработка

подбор и обработка 180 позиций занимают около 15 минут вместо двух дней

Меньше ручного труда

менеджерам не нужно разбирать каждое письмо и переносить сведения о товарах в 1С

Снижение ошибок

автоматический перенос данных сокращает объём ручного ввода и связанных с ним ошибок

Меньше нагрузки на 1С

поиск идёт в ежедневно синхронизированной копии справочников, а обращение к 1С требуется при создании заказа

Контроль исключений

агент уведомляет менеджера только о случаях, где нужна проверка или дополнительная информация

Два канала заявок

единая логика обработки работает для корпоративной почты и заявок, переданных через Max-бота

Отзыв клиента

«Для нас было важно снять с менеджеров постоянный разбор входящих сообщений. Теперь большая часть типовых заказов проходит без их участия, а сотруднику остаётся проверить результат или подключиться для решения нестандартных вопросов».