ИИ-агент автоматизировал подготовку заявок на оплату в 1С

КОНТЕКСТ

Компания получает от поставщиков и клиентов инвойсы — счета на оплату товаров и услуг — и использует 1С как основную учётную систему. Документы поступают в PDF или в виде сканов.

Раньше ответственный сотрудник вручную переносил реквизиты в 1С, находил контрагента, определял статью ДДС, привязывал основные средства и формировал назначение платежа.

Проблемы, с которыми пришел клиент

Подготовка заявки требовала ручного переноса реквизитов из PDF и сканов в 1С.

Контрагентов, статьи ДДС и другие значения приходилось искать в справочниках 1С.

Большой поток инвойсов увеличивал нагрузку и количество повторяющихся операций.

Повторное поступление одного файла создавало риск появления дубликатов документов.

Решение, которое получил клиент

Принимает инвойсы из рабочего места в 1С или с выделенной корпоративной почты.

Извлекает организацию, договор, валюту, дату, номер счёта, позиции и ставку НДС.

Находит контрагентов по ИНН, КПП, ОГРН и наименованию с учётом разных написаний.

Сопоставляет статьи ДДС по смыслу и автоматически формирует предмет закупки.

Проверяет дубли и прикрепляет к заявке дополнительные вложения из письма.

Создаёт в 1С готовый к проверке черновик, не проводя документ и не отправляя его на согласование.

Ход изменений

Проанализировали процесс подготовки заявок на оплату и выделили этапы для автоматизации

Разработали конвейер: распознавание, сопоставление со справочниками и создание черновика

Настроили извлечение организации, договора, валюты, даты, номера, позиций и НДС

Реализовали поиск контрагентов по ИНН, КПП, ОГРН и наименованию

Настроили сопоставление статей ДДС по смысловой близости

Автоматизировали формирование предмета закупки по строкам инвойса

Подключили корпоративную почту и обработку отдельных вложений

Добавили проверку дублей при повторном поступлении инвойса

Создали рабочее место в 1С для контроля файлов, статусов и повторного запуска

Создали административное рабочее место для управления моделями и версиями промптов

Результаты нашего агента

Меньше ручного труда

агент распознаёт инвойс, извлекает реквизиты и подбирает значения из справочников 1С

0,5–1 минуты

занимает автоматическое создание готового к проверке черновика заявки

Работа с e-mail

агент сам забирает вложения с корпоративной почты и создаёт заявки в 1С

Защита от дублей

повторная отправка одного инвойса не приводит к созданию нового документа

Разные форматы

распознаются счета в форматах PDF, JPG, PNG и TIFF

Контроль сотрудника

агент готовит черновик, а проведение документа и согласование остаются за человеком

Отзыв клиента

«Самое ценное для нас — что сотруднику больше не приходится вручную переносить данные. Агент сам разбирает документ и готовит заявку в 1С. Благодаря этому удалось заметно сократить объём рутинной работы. Спасибо команде Нейро42 за качественно реализованное решение!»