НейроСотрудник · Финансы и документы

Как ИИ-агент помогает бухгалтерскому аутсорсу работать с первичными документами

Бухгалтерский аутсорс ежедневно получает первичные документы от десятков клиентов через разные каналы. НейроСотрудник помогает собирать документы, загружать их в Энтеру и передавать в нужную базу 1С, сокращая время обработки первички в 3 раза

Контекст

Компания оказывает бухгалтерское сопровождение бизнес-клиентам. Каждый день сотрудники получают акты, счета, УПД, накладные, договоры и другие документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета

Документы поступают из разных источников: электронной почты, папок, мессенджеров и других каналов, причем для каждого клиента процесс может отличаться. После получения документов необходимо определить, к какой организации и базе 1С они относятся, проверить комплектность, загрузить в систему обработки и передать в дальнейшую работу. По мере роста количества клиентов значительная часть времени сотрудников начинает уходить не на бухгалтерский учет, а на поиск, сортировку и перенос первичных документов между системами

Проблемы, с которыми пришёл клиент

Первичные документы поступают из разных источников и требуют ручного поиска

У каждого клиента свои папки, базы 1С и правила обработки документов

Сотрудникам приходится вручную распределять документы между организациями и загружать их в систему обработки

Во время отчетных периодов объем первичных документов резко увеличивается, создавая дополнительную нагрузку на команду

Компании требовалось ускорить обработку документов без расширения штата

Задача

Компании требовался НейроСотрудник, который сможет работать с первичными документами по сценарию каждого клиента: находить документы в нужных источниках, определять организацию и базу 1С, загружать документы в Энтеру и помогать сотрудникам быстрее передавать их в дальнейшую обработку

ИНСТРУМЕНТЫ

Особое внимание уделили тому, чтобы НейроСотрудник учитывал особенности каждого клиента. Для разных организаций используются разные папки, базы данных и правила обработки, поэтому агент должен был понимать контекст и выполнять действия по индивидуальному сценарию

Этап 1

Настройка сценария обработки документов

На первом этапе НейроСотрудника обучили правилам работы с первичными документами. Вместо того чтобы заранее описывать сложную техническую логику, сотрудники обучали ИИ-агента привычным языком: как определять клиента, какие реквизиты и периоды важны, какие документы считаются неполными, что нужно уточнять у сотрудника или клиента, как формулировать следующий шаг и как не потерять документ в общем потоке задач

Определяет, к какому клиенту относятся документы · Понимает правила обработки для каждой организации · Находит документы в нужных папках и источниках · Проверяет комплектность документов перед дальнейшей обработкой

Этап 2

Интеграция с Энтерой и 1С

Следующим этапом НейроСотрудника подключили к Энтере — сервису, который используется для обработки первичных документов и последующей загрузки в 1С. Теперь агент самостоятельно собирает документы по настроенному сценарию и передает их в систему без ручного поиска и переноса файлов

Собирает документы из нужных папок, писем и других источников · Загружает их в Энтеру · Передает документы в соответствующую базу 1С · Сообщает сотруднику, если обнаружены несоответствия или не хватает документов

Этап 3

Масштабирование на всех клиентов

После настройки основного сценария НейроСотрудника подключили ко всем рабочим базам компании. Поскольку бухгалтерский аутсорс одновременно обслуживает большое количество клиентов, ИИ-агент работает сразу с несколькими источниками документов, базами 1С и сценариями обработки, помогая команде выполнять одинаковые операции значительно быстрее

Работает одновременно с несколькими клиентами · Учитывает индивидуальные процессы обработки документов · Помогает сотрудникам быстрее разбирать входящий поток · Становится частью ежедневной работы бухгалтерской команды

Следующий этап — расширение сценария: автоматическая постановка задач, контроль сроков получения документов, напоминания клиентам, дополнительные проверки комплектности и подключение новых процессов бухгалтерского сопровождения

Результаты нашего агента

Скорость обработки

Время обработки первичных документов сократилось в 3 раза

Работа с документами

НейроСотрудник самостоятельно собирает документы из нужных источников и передает их в обработку

Интеграция

Настроена единая цепочка работы: поиск документов → Энтера → соответствующая база 1С

Масштабируемость

Один сценарий работает сразу для большого количества клиентов и баз данных

Снижение нагрузки

Сотрудники меньше времени тратят на поиск, сортировку и перенос документов между системами

Экономия ресурсов

Компания смогла пройти период полугодовой отчетности без найма дополнительного бухгалтера-первичника